5.1.3. REQUISITOS DA PORTARIA DE INSTAURAÇÃO E ALCANCE DOS TRABALHOS APURATÓRIOS

A portaria de instauração, também chamada de portaria inaugural, é o marco inicial do processo. É o instrumento que indica os fatos atribuídos ao servidor acusado e os servidores que cuidarão da apuração. Por isso, é necessário ter atenção na sua elaboração, para se evitar retificações. Erros na elaboração da portaria podem, por vezes, prejudicar a apuração dos fatos, uma vez que a publicação do extrato constitui o marco de interrupção da contagem do prazo prescricional.

• fundamentação legal do ato de instauração;
• nome, matrícula/masp, cargo atual e, conforme o caso, o cargo ocupado à época dos fatos em apuração, do(s) servidor(es) processado(s);
• descrição sucinta dos fatos que ensejaram a instauração do Processo Administrativo Disciplinar e os dispositivos legais que, em tese, foram infringidos;
• integrantes da comissão processante, com a indicação de quem será o presidente;
• prazo para a conclusão dos trabalhos;
• autorização para a comissão requerer a outros órgãos/entidades as informações necessárias para a apuração dos fatos;
• autoridade instauradora competente;
• data e local da instauração.

A descrição dos fatos a serem apurados, conforme preconizam a jurisprudência e a doutrina, não precisa ser exaustiva. Deve-se apresentar os motivos que ensejaram a instauração do processo em face do acusado, mas não há necessidade de apresentar detalhes sobre a irregularidade imputada. Esta será delimitada no indiciamento, que, com fundamento nas provas e nas evidências apuradas, indicará, de forma mais pormenorizada, os elementos de prova que indicam o cometimento do ilícito e sua extensão, o dispositivo infringido e a possível penalidade.

Nesse sentido, a Súmula 641 do STJ estabelece que “[a] portaria de instauração do processo administrativo disciplinar prescinde da exposição detalhada dos fatos a serem apurados”. A falta de algum dos requisitos anteriormente descritos ou a ocorrência de erros em sua elaboração não gera nulidade. O vício poderá ser sanado com a edição de uma portaria de retificação ou de aditamento.

Apenas haverá necessidade de publicação desse novo ato (retificação ou aditamento) se a falta ou o erro incidir sobre os elementos que constam no extrato já publicado, quais sejam, sigla do órgão ou entidade instauradora, número do processo e ano, iniciais do nome do servidor acusado, matrícula ou Masp (descaracterizado), admissão, composição da comissão ou autoridade competente. Caso contrário, retifica-se ou complementa-se a portaria, sem a necessidade de publicação do novo ato.

A portaria inaugural delimita o alcance das acusações, devendo a comissão se ater aos fatos ali descritos. Diante disso, sugere-se que, na portaria, além da especificação do objeto de apuração, constem, se forem conhecidos no momento da instauração, os fatos conexos à irregularidade imputada. Caso isso não ocorra, a comissão deverá solicitar o aditamento da portaria, para incluir os fatos constatados no escopo acusatório. Porém, se tais fatos forem detectados já no fim da instrução processual, recomenda-se que, no relatório final, a comissão sugira a instauração de um novo procedimento para apurá-los.

Recomenda-se, portanto, que os fatos a serem apurados sejam descritos na portaria inaugural de forma ampla, sem que isso prejudique a defesa do processado. Dessa forma, caso a comissão constate fatos conexos à conduta principal, não será necessário solicitar o aditamento da portaria ou, ainda, sugerir a instauração de outro PAD. Essa medida visa a eficiência dos trabalhos correcionais, pois evita que seja instaurado mais de um processo sobre fatos que poderiam ser adequadamente apurados em um único procedimento.